ヒアリングメモから提案スライドへ — NotebookLM で回す自動化ワークフロー

ヒアリング直後の「熱いうちに」提案骨子を仕上げる

営業ヒアリングの直後は、顧客の言葉と場の空気が頭の中で最も鮮明な時間帯です。この 1〜2 時間で提案骨子まで仕上げられるかどうかが、後工程の品質と担当者の負荷を大きく変えます。

NotebookLM は、この「熱いうち」を活かすワークフローとの相性がよいツールです。ヒアリングメモを読み込ませて、目的の 1 文を伝えれば、章立て → スライドの初稿までを 30〜45 分で組めます。本記事では、そのワークフローを テンプレ化・整形・生成 の 3 段階で整理します。

提案書全体の作成手順は NotebookLM で提案書を作る手順 にまとめています。本記事は、その前段にあたる「ヒアリング → 骨子」の橋渡しに焦点を当てます。

ステップ 1 — ヒアリングメモを「テンプレ化」する

ワークフローの起点は、ヒアリング中のメモ取りをテンプレに沿わせることです。走り書きだけでは NotebookLM に流したあとの整形工程で時間を食います。

推奨するテンプレは 5 項目です。

• 課題 — 顧客が困っていること (現場言葉のまま)
• 現状 — いま何をどう回しているか
• 期待効果 — 解決すると何が起きるか (金額・時間・体制などで表現)
• 決裁者 — 誰が判断するか、その人の関心事
• 予算感 — いくらまでなら通せるか、時期はいつか

この 5 項目を、ヒアリング中に Google ドキュメントか Notion のテンプレに埋める運用にします。営業担当者ごとにフォーマットが違うと後工程が崩れるので、チームで 1 つに揃えます。

ステップ 2 — 5〜10 分で「整形」する

ヒアリング直後、5〜10 分を整形に使います。走り書きから NotebookLM に流せる形に整えます。整形のポイントは 3 つです。

1. 主語を補う — 「導入したい」ではなく「情シス部長が導入したい」のように、誰の発言か明示する
2. 数字を残す — 金額・件数・期間などの数字は正確に残す
3. 顧客の言葉を残す — 意訳せず、顧客が使った言い回しをそのまま残す

意訳しすぎると、提案書に落ちたときに顧客側の共感が薄れます。整形は「読める形に整える」に留め、翻訳はしないのが原則です。

FIXIT

えっ、整形の時間って省けないの？そのまま入れたら？

Shiori

整理すると、そのまま入れると骨子の精度が下がります。5 分の投資が後で効きます。

FIXIT

主語を書き足すのって、そんなに大事？

Shiori

分かれ目です。誰が言ったかで、提案スライドの決裁者向けの重みが変わります。

ステップ 3 — 「生成」で骨子とスライドを一気に出させる

整形したヒアリングメモを、NotebookLM のノートに追加します。合わせて、次の 2 種類のソースも一緒に登録します。

• 自社サービス資料 — 今回訴求したい商材のもの (1〜3 件)
• 過去の類似提案 — 案件規模・業界が近いもの (2〜3 件)

チャットで最初に投げるプロンプトは、次のような 1 文にまとめます。

本ノートに登録したヒアリングメモをもとに、〇〇業界の××課題を抱えるお客様に
向けた提案スライドの骨子を作成してください。訴求商材は当社の A サービスと
B サービスです。決裁者は経営会議のため、投資対効果と 3 年計画を厚めに
お願いします。

骨子が返ってきたら、章単位で修正指示を出して詰めます。スライド化はその後、生成メニューから 1 クリックで進みます。

3 段階を通した時間配分

このワークフローを通した時間配分は、ヒアリング終了から提案骨子までの目安として次のとおりです。

慣れると 45 分程度まで縮む案件も出てきます。ヒアリング当日中に骨子まで完成させて、翌日に人の頭で詰め直す、という運用が現実的な回し方です。

新人育成の観点でも効く

このワークフローは、新人営業の育成にもそのまま使えます。テンプレに沿わせる → 整形する → 生成するという 3 段階が明確なので、経験値が浅いメンバーでも一定水準の提案骨子に到達できます。

「型を渡すと考えなくなる」という懸念には、生成結果を出発点に「なぜこの章立てになったか」を担当者に説明させる運用で対応します。生成結果の意味を言葉にできるかどうかで、担当者の理解度が測れます。新人育成の詳細は 新人営業の提案品質を NotebookLM で底上げする にまとめています。

商談後ノートを閉じずに議事録も追加する

このワークフローで作ったノートは、商談後に閉じずに 議事録を追加 して次回訪問の準備にも使います。ヒアリング → 提案 → 商談 → 追加ヒアリング → 提案改訂、という営業案件のライフサイクル全体を、1 ノートで通すことができます。

案件がフェーズ移行するときは、ノートを切り直します。初期接触 → 提案 → 契約直前の 3 フェーズくらいで切ると、古い前提の混入を防げます。ノート運用の考え方は 商談準備を 30 分に短縮する使い方 でも扱っています。

FIXIT の受け止め — メモ取りの型が、営業組織の再現性を作る

私たちの視点では、このワークフローで最も効くのは ヒアリング中のメモ取りをテンプレ化 した部分だと考えています。生成 AI の性能ではなく、入力の質を揃える工夫が、結果的に営業組織全体の再現性を作ります。

「テンプレに沿ったヒアリング」は、担当者の熟練度に依存しないため、新人と中堅の提案品質の差を縮められます。ここが揃うと、案件レビュー会議で議論する内容も、担当者の力量ではなく提案そのものに集中できるようになります。

営業チームへの AI ツール定着支援は AI 開発ツール定着支援 のページや お問い合わせ から承っています。

よくある質問

Q. ヒアリング当日にスライドまで作るのは早すぎませんか？

A. 完成度は求めずに、骨子まで作っておくのが目的です。翌日以降の人による詰め作業を、記憶が新鮮なうちに始められる状態に持っていく、という位置づけです。当日中に「粗の無い提案書」を目指すのではなく、翌日に議論できる叩き台を用意する運用が実務的です。

Q. ヒアリングの録音がある場合、そのまま NotebookLM に入れられますか？

A. 音声そのものは入れられないため、文字起こしテキストを入れることになります。文字起こしは Google の議事録機能や外部ツールで行い、その出力を整形してからノートに追加します。長時間の文字起こしをそのまま入れるより、要点整理版を追加ソースとして入れるほうが、生成の的中率が上がります。

Q. 複数の担当者で同じ顧客を訪問した場合、メモはどうまとめますか？

A. 各自のメモを 1 つのテンプレに集約する担当を先に決めておくと、後工程が回ります。集約担当は主担当営業が務めるのが自然です。生の複数メモをそのまま NotebookLM に入れると、視点の違いが混ざって骨子の一貫性が崩れます。「集約 → 整形 → 登録」の順で 1 本に絞ることで、精度が保てます。

おすすめ参考リソース

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